MOZA 4 LEARNING

Simbol m dipergunakan untuk bulan (month) maupun menit (minute). Excel akan membedakan penulisan m untuk minute bila mengikuti simbol h untuk jam. Apabila m berdiri di depan atau berdiri di belakang simbol d, akan dianggap sebagai month (bulan).

Contoh Penggunaan Custom Format

                              

Menyembunyikan Nilai Nol

Apabila dalam suatu tabel tampilnya nilai nol tidak dikehendaki, maka Anda dapat menyembunyikan nilai nol dengan dua cara.

Menyembunyikan Nilai Nol dalam Suatu Lembar Kerja

Klik tombol Microsoft Office dan klik Excel Option. Pada Advanced, di bawah Display option for this Worksheet, nonaktifkan pilihan "Show a zero in cells that have zero value".

Melalui cara ini definisi yang ditetapkan akan berlaku pada seluruh sel pada lembar kerja yang aktif. Jika ingin mendefinisikan untuk beberapa lembar kerja sekaligus pilihlah tab-tab judul lembar kerja dan baru, gunakan langkah di atas.

Menyembunyikan Nilai Nol Hanya pada Sel-Sel Tertentu

Pada sel-sel yang nilai nolnya tidak ingin ditampilkan, gunakan custom format sederhana sebagai berikut #, ###. Pada prinsipnya tanda # hanya menyatakan jumlah digit suatu tampilan bilangan saja sehingga bila nilainya nol, maka tidak ditampilkan. Berbeda dengan format #,##0 bila nilainya nol akan ditampilkan sebagai 0.

Increase Decimal Decrease Decimal 

Ketentuan Nama Sel/Range

• Nama sel/range maksimum menggunakan 225 buah karakter, namun disarankan gunakan sependek mungkin asal dapat dipahami maknanya. Hal ini mengingat nama sel akan ditampilkan pada formula bar atau kotak Name Box. Jika terlalu panjang, ruangan yang tersedia tidak muat.
• Penulisan nama sel tidak boleh mengandung spasi dan hypen (tanda hubung).
• Nama sel jangan hanya menggunakan angka saja karena akan ditafsirkan pembacanya sebagai nilai konstan.
• Penamaan sel dapat menggunakan huruf kapital dan huruf biasa.

Berikut ini contoh nama sel yang salah dan yang benar.

Nama yang salah	Nama yang benar
TGL TRANSAKSI	TGL_TRANSAKSI
Account-Buku-Besar	AccountBukuBesar
2008	Th2008
%	Persen
A2	Desain_A2

Langkah-langkah menamai sel/range:

1. Pilih sel atau range yang akan dinamai.
2. Klik tombol Name Range pada tab Formula, Group Named Cells
3. Pilih Name a range sehingga ditampilkan kotak dialog New Name
4. Setelah mengetikkan nama sel pada kotak Name, klik OK untuk menutup kotak dialog.

Memilih Sel atau Range

Ada beberapa cara untuk memilih atau menunjukkan pada suatu sel tertentu yang mungkin saat itu posisinya sedang tidak terlihat di layar.

• Mengetikkan nama atau alamat set pada kotak Name box .


Pada kotak Name box, yang terletak di kiri formula bar ketikkan Nama atau Alamat Sel yang dituju lalu tekan ENTER.


• Untuk mengetikkan alamat suatu Range pada Name Box.

Klik tombol segitiga kecil di ujung Name Box, lalu ketikkan alamat range pada kotak Name Cell, kemudian tekan ENTER.


Jika terdapat sel atau range yang telah dinamai, maka Anda dapat memanggil nama sel tersebut dengan klik pada tombol pada Name Box sehingga nama-nama sel tersebut ditampilkan.

Untuk memilih beberapa nama sekaligus, setelah memilih nama pertama tekan dan tahan tombol Ctrl, lalu klik nama berikutnya, demikian seterusnya.


• Memilih set dengan tombol perintah Go To.

Perintah GO TO terdapat tombol shortcut Ctrl+G atau menekan tombol fungsi F5. Setelah muncul kotak dialog Go To ketikkan alamat sel yang Anda tuju pada kotak Reference. Klik OK, maka sel aktif akan berada pada alamat yang Anda tuju.

• Memanfaatkan perintah Go To Special untuk memilih sel-sel tertentu.

Pada kotak dialog GO TO terdapat tombol Special, yang jika Anda klik akan menampilkan kotak dialog Go To Special.

Comment	memilih sel yang berisi comment Constants memilih sel yang berisi data konstanta (langsung yang diketikkan ke sel).
Formulas	memilih sel-sel yang berisi formula (ada pilihan formula number, teks, 'logical, dan errors).
Blanks	memilih sel-sel yang kosong.
Current Region	memilih suatu region, yaitu suatu blok yang berisi data tanpa terpisahkan oleh baris atau kolom kosong.
Current array	memilih suaru range array data.
Objects	memilih objek yang di-paste ke lembar kerja.
Row differences	untuk mencari perbedaan-perbedaan dari baris lain dalam range yang Anda cari.
Column differences	untuk mencari perbedaan-perbedaan dari kolom lain dalam range yang Anda cari.
Precedents	ketika sebuah formula terpilih, kemudian Anda memilih Precedent, maka Excel akan memilih sel-sel yang disebut sebagai referensi dari formula itu.
Dependents	Jika suatu sel yang berisi data dijadikan referensi dari suatu formula yang diketikkan di suatu sel lain, maka jika Anda memilih Dependent, maka sel aktif akan memilih sel mana yang memanfaatkan isi sel tersebut sebagai referensi formula.
Last cell	memilih sel ·yang terletak di pojok kanan bawah range yang mencakup semua sel yang pernah Anda isi data.
Visible cells only	memilih seluruh sel kecuali yang saat itu sedang tersembunyi.
Conditional formats	memilih sel-sel yang didefinisikan menggunakan Conditional Format.
Data validation	memilih sel-sel yang diformat menggunakan Data Validation.

Perintah Go To Special pada Excel 2007 juga dapat diakses melalui tombol Find & Select, Go To Special pada group Editing tab Home.

Menonaktifkan Tampilan Fill Handler

Walaupun secara default .Fill Handler dalam keadaan nampak, namun Anda dapat menyembunyikan fasilitas ini melalui kotak dialog Excel Options, Advanced, dan nonaktifkan opsi Enable fill handle and cell drag-and-drop.

Menggunakan Fill Handler untuk Membuat Nomor Seri

Berbagai macam data berseri (yang dipahami Excel) dapat dibuat dengan menyeretkan fill Handler ke arah kolom (ke bawah) maupun ke arah baris (ke samping).

Membuat Data Seri Berurutan

Jika Anda memiliki data 1, maka menarik fill Handler akan membuat data seri 1,2,3,4 ... dst.
Data A akan terjadi seri A,B,C,D .... dst.
Data April akan terjadi seri April, May, June, July .... dst.
Data Friday, akan terjadi seri Friday, Saturday, Sunday ···· dst.
Data Nomor 100, akan terjadi seri Nomor 100, Nomor 101, Nomor 102 ···· dst.


Membuat Data Seri dengan Interval

Untuk membuat data seri dengan interval Anda harus memiliki setidaknya dua data yang menunjukkan interval sebelum menyeret Fill Handler, misalnya sebagai berikut:

Sel A1 berisi 1, A2 berisi 5, jika fill handler diseret akan terjadi 1 ,5, 10, 15, 20 ... dst. Dalam hal ini Excel akan menghitung selisih antara data pertama dan kedua sebaga1 interval yang dipergunakan untuk menyusun seri berikutnya.


Membuat Data Seri ke Samping dan ke Bawah dengan Fill Handler

Jika harus membuat bilangan berseri dengan urutan menyamping dan menurun seperti yang diperlihatkan pada Gambar di bawah, hal itu dengan trik tertentu dapat dilakukan dengan mudah.


Langkahnya:

1. Ketikkan 51, 52, 53,54 pada sel B3, C3, D3 dan D3, lalu 55, 56, 57, 58 pada sel B4, C4, D4, dan E4.
   
   
   
2. Bloklah sel B3:E4, lalu tariklah fill handler yang ada pada sudut kanan bawah blok tersebut ke arah bawah sebanyak yang Anda butuhkan.

Membuat Seri dengan Klik Ganda pada Fill Handler
Apabila pada sel A1:A1OO (misalnya), telah terisi data secara berturut-turut (tidak mengandung sel kosong) maka pada kolom sebelahnya Anda dapat membuat nomor seri dengan cara yang lebih mudah. Cara yang dimaksud adalah dengan klik ganda pada Fill Handler.


Pada Gambar Anda melihat beberapa contoh susunan berseri , di antaranya susunan nama hari, angka seri yang didahului teks lain. Untuk memberikan input series, Anda cukup memilih satu sel, sedang untuk seri berinterval tertentu, Anda diminta memilih sedikitnya dua sel untuk mengambil interval dari seri. Pada prinsipnya klik ganda pada fill handler adalah menyalin sel-sel tersebut ke bawah mengikuti sel di kanan atau kirinya yang sudah terisi data. Jika yang Anda pilih adalah dua data ke bawah, maka akan terjadi data seri dengan interval yang sama di antara data pertama dan kedua.

Secara khusus bila Anda mengetikkan 1st Quarter (maksudnya kwartal pertama), maka data seri yang terjadi hanya sampai 4th dan bukan diteruskan dengan 5th Quarter.

Berikut ini macam-macam serial yang dapat diterima oleh system :
1, 2, 3, 4, 5, 6, …
9:00, 10:00, 11:00, 12:00, ...
Mon, Tue, Wed, Thu, ...
Monday, Tuesday, Wednesday, Thursday, ...
Jan Feb, Mar, Apr, ...
Jan, Apr, Jul, Oct, Jan, ...
Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00, ...
15-Jan, 15-Apr, 15-Jul, 15-0ct, .. .
1999, 2000, 2001, 2002, 2003, .. .
1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep, ...
Qtr3 (atau Q3 atau Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2, ...
1st Period, 2nd Period, 3rd Period, ...
Product 1, Product 2, Product 3, ...
Text1, textA, text2, textA, text3, textA, ...


Data Seri Tanggal di Belakang Teks Lain

Jika suatu saat Anda memerlukan penulisan data seri tanggal tetapi di depannya ada teks lain misalnya "Hasil Penjualan tanggal", maka ada sedikit trik yang harus dilakukan.

Langkahnya sebagai berikut:

1. Pada sel F1 ketikkan 25 April 2007, setelah menekan ENTER pada sel secara default akan terjadi tampilan 25-Apr-07.
2. Klik ganda pada fill handler sehingga terjadi data seri 25-Apr-07, 26-Apr-07, 27 -Apr-07 ... dst hingga sepanjang kolom di sebelahnya yang telah terisi data.
3. Pilihlah data tersebut kemudian formatlah dengan cara menekan tombol Ctrl+ 1. Pada kotak dialog Format Cell pilih tab Custom dan pada kotak Type bubuhkan "Hasil Penjualan pada tanggal" (sertakan juga tanda kutipnya) di depan d-mmm-yy.
   
   
   
4. Klik OK maka data yang terpilih saat itu di depannya akan bertambah dengan teks khusus yang Anda sisipkan tadi.
   
   
   

Menyalin Rumus Melompati Baris

Pada Gambar dibawah ada sebuah rumus (formula) pada sel C2. Jika ditarik fill handler-nya akan menghasilkan angka 0 pada sel C3, C4, dan C5. Oleh karena itu, untuk menghindari terjadinya hasil copy pada sel kosong, pilihlah sel sumbernya termasuk sel kosong yang dikehendaki, yaitu C2:C5. Selanjutnya seretlah fill handler sesuai kelipatan 4 sel, maka hasilnya akan seperti yang terlihat di gambar berikut.



Teknik Membuat Seri Lebih Lanjut

Untuk melengkapi penguasaan Anda cobalah teknik sebagai berikut:

1. Ketikkan 1 Jan 2000 pada baris 1.
2. Seretlah fill handler menggunakan tombol mouse kanan hingga baris ke-20 kemudian lepaskan. Akan muncul menu shortcut di sebelahnya.
3. Pilihlah Fill Weekdays, maka hasilnya akan dapat Anda lihat pada Gambar dibawah.

Weekdays adalah hari-hari kerja seminggu (tanpa Sabtu dan Minggu)
Cobalah juga pilihan menu yang lain untuk melihat efek yang dihasilkan.



Memasukkan Data menggunakan Custom Fill Series

Anda dapat membuat Custom Fill series sesuai ketentuan Anda sendiri, misalnya membuat urutan hari dalam bahasa Indonesia Senin Selasa, Rabu, Kamis, Jum'at, Sabtu, Minggu, maupun urutan lain.

Oleh karena sistem Excel dengan pilihan Regional English (US) tidak memahami nama-nama hari seperti di atas, maka Anda harus memasukkan seri tersebut dengan langkah sebagai berikut:

1. Klik tombol Microsoft Office dan klik Excel Option.
2. Pada Personalized, di bawah Top Option for working with Excel klik tombol "Edit Custom List".
3. Pada kotak dialog Custom Lists, kotak List Entries ketikkan Senin, Selasa, Rabu .. . dst. Kemudian klik tombol Add.
4. Setelah proses di atas, kini Excel mengenali urutan hari dalam bahasa Indonesia.