MOZA 4 LEARNING

Agar mudah untuk memasukkan data yang sama secara berulang-ulang Anda dapat mempergunakan fasilitas Pick List. Apabila dibandingkan dengan AutoComplete yang menebak penyelesaian data yang Anda ketikkan, Pick List menampilkan daftar macam-macam data yang telah Anda ketikkan dalam sebuah "daftar gulung". Dari daftar tersebut Anda tinggal klik data yang akan diulang pengetikannya pada sel aktif.

Langkahnya:

1. Ketikkan data-data yang pertama kali.
2. Untuk mengulang data yang sudah pernah diketikkan, letakkan sel aktif pada sel kosong pada kolom yang berisi data yang akan diulang, lalu klik dengan mouse kanan sehingga ditampilkan menu mengambang, pilih Pick From List hingga tampil daftar gulung yang memuat data-data yang sudah pernah diketikkan.
3. Klik data yang akan diulang pada sel tersebut sehingga data tersebut masuk ke sel tersebut dan daftar gulung langsung lenyap.

Jika Anda mengisikan data ke bawah dalam suatu kolom, maka item data yang sama ketika akan diketik ulang Excel akan melengkapi ketikan Anda dengan fasilitas AutoComplete. Hal ini dilakukan apabila data Anda berupa teks atau campuran teks dan angka, sedang data berupa angka saja, data berupa tanggal atau waktu tidak akan diberlakukan.


Untuk menerima AutoComplete tekanlah ENTER, tetapi jika teks yang akan diketikkan tidak sepenuhnya sama, lanjutkan saja mengetik seperti apa yang Anda kehendaki atau tekan tombol Backspace untuk membatalkan AutoComplete lalu teruskan mengetik data.


Mematikan Fasilitas AutoComplete

Untuk menonaktifkan AutoComplete lakukan langkah sebagai berikut:

1. Klik tombol Microsoft Office lalu klik Excel Options.
2. Pada Advanced nonaktifkan pilihan Enable AutoComplete for Cell values.

Pada Excel 2003 ke belakang kita melakukan dengan menu Window lalu memilih nama di antara file-file yang sedang terbuka. Pada Excel 2007 aktifkan tab Views, kemudian klik tombol Switch Windows pada group Window.

Didalam mengetikkan data kadang ada situasi di mana kita harus memasukkan data itu ke beberapa sheet sekaligus seperti layaknya menggunakan karbon ke beberapa lembar formulir. Untuk itu caranya mudah sekali, sebelum mengetikkan data pilihlah sheet-sheet yang akan dimasuki data yang sama. Jika letak sheet berurutan klik sheet pertama lalu tekan SHIFT dan klik sheet terakhir. Jika letak sheet tidak berurutan gunakan tombol CTRL untuk memilih satu per satu. Setelah sheet-sheet yang dikehendaki terpilih mulailah mengetikkan data. Saat itu seluruh perlakuan Anda (mengetik data, mengubah Iebar kolom, dan sebagainya ) pada worksheet akan berlaku dan terjadi pada seluruh sheet yang terpilih.


Menampilkan Beberapa Worksheet Lain Bersama-sama

Jika ada beberapa worksheet dari workbook yang sama yang ingin anda tampilkan bersama-sama, lakukan langkah sebagai berikut:

1. Pada tab View, pada Window group, klik New Window. Saat itu pada task bar Windows akan muncul New Windows 1. 
2. Berpindahlah ke window baru lalu klik tab sheet yang ingin Anda tampilkan. 
3. Ulangi langkah tersebut sehingga semua sheet yang ingin ditampilkan bersama telah dibuat window baru. 
4. Klik tombol Arrange dan pilih Tile. Klik OK.

Jika Anda telah mengetikkan suatu data ke dalam sebuah sel (bukan range atau bukan mutiple sel), maka anda dapat memasukkan pula nilai tersebut pada sel-sel yang sama yang terletak pada worksheet lain dalam file workbook itu tanpa harus mengetikkan lagi.

Caranya pilihlah tab nama-nama worksheet yang akan diisi (jika berturut-turut tekan SHIFT, sedang bila bukan berturut-turut tekan CTRL).

Jika tab nama worksheet tidak terlihat geserlah menggunakan tombol scrolling sehingga tab namanya terlihat.


Pada worksheet yang dituju klik sel yang akan diisi data. Kemudian pada tab Home, klik tombol Fill yang terletak pada group Editing, lalu pilih Across Worksheet.

Seringkali kita harus memasukkan data yang sama pada beberapa sel sekaligus. Sel tersebut bisa berturut-turut, berdekatan, berpencar di temapt yang tersebar. Cara ini akan sangat praktis bila anda sudah terampil memanfaatkannya. Sebagai contoh ketika penulis memasukkan data pada sebuah packing list yang datanya sebagian besar memiliki nilai yang sama.

Teknik memilih sel-sel yang akan diisi data yang sama:

• Jika sel-selnya membentuk range dengan sel-sel yang bersebelahan.
  Tekan tombol F8, lalu gerakkan sel aktif menggunakan tombol panah, baik ke kanan maupun ke bawah sehingga terbentuk sebuah range. Setelah range terbentuk tekan kembali F8 untuk menonaktifkan mode Extend.
  
• Jika sel-selnya tersebar di beberapa tempat.
  Tekan dan tahan tombol CTRL, lalu klik satu per satu sel-sel yang akan diisi data dengan nilai yang sama.
  
• Jika sel-selnya terdapat pada range yang sangat besar.
  Klik sel pertama di awal range lalu tekan tombol F5. Pada kotak dialog GO TO ketikkan alamat sel terakhir dari range. Sambil menekan tombol SHIFT tekanlah tombol ENTER.
  
• Jika akan memilih seluruh sel yang ada dalam workbook.
  Tekan shortcut CTRL+A (Ingat, jangan main-main dengan perintah ini pada Excel 2007, karena kalau nanti Anda memasukkan data berarti Anda akan memasukkan data pada puluhan juta sela yang ada pada workbook ini. Dan ini selain akan memakan waktu kurang lebih satu menit juga akan membuat penggunaan memori komputer anda langsung membengkak)

Memasukkan data setelah sel-selnya terpilih

Ketikkan nilai datanya lalu tekan tombol CTRL sambil menekan ENTER.

Excel telah menyediakan fungsi – TODAY() untuk memasukkan tanggal hari ini yang diambil dari sistem operasi. Atau jika ingin memasukkan jamnya dengan fungsi =NOW(). Namun demikian, Excel memiliki keyboard shortcut yang dapat dipergunakan untuk memasukkan data tanggal dan waktu saat ini secara praktis dan lebih cepat tanpa harus mengetikkan fungsi Excel.

Langkah memasukkan tanggal hari ini:

1. Pilih sel yang akan menampung data tanggal hari ini.

2. Tekan tombol shortcut CTRL+; (semicolon).


Untuk menampilkan data tadi ke format default, gunakan shortcut CTRL+SHIFT+# sehingga tampilannya seperti gambar berikut.


Langkah memasukkan waktu (jam dan menit) saat ini:

1. Pilih sel yang akan menampung data waktu saat ini

2. Tekan tombol shortcut CTRL+: (colon).